Hợp đồng

Quản lý Hợp đồng

Hệ thống cung cấp tính năng Hợp đồng giúp cho người quản lý, tạo mới, theo dõi các Hợp đồng của Doanh nghiệp với các khách hàng và đối tác.

Từ chức năng Khách hàng trên màn hình, người dùng chọn tính năng để chuyển đến màn hình chính của tính năng:

Giao diện chính màn hình Hợp đồng

Trên màn hình Hợp đồng hiển thị các thông tin, tính năng giúp người dùng sử dụng theo dõi, chọn lựa, tìm kiếm, chỉnh sửa – cập nhật thông tin và trạng thái của Hợp đồng. Trong đó các vùng tô màu có ý nghĩa là:

1. Tên tính năng

2. Chọn lọc hiển thị theo tiêu chí phân loại và trạng thái

3. Tìm kiếm và tìm kiếm nâng cao

4. Thêm mới

5. Danh sách Hợp đồng

Màn hình chi tiết Hợp đồng:

Khi chọn xem chi tiết một Hợp đồng, thông tin khách hàng sẽ hiển thị như sau:

Trong đó ý nghĩa của các vùng tô màu như sau:

1. Tên Hợp đồng

2. Thông tin tóm lược Hợp đồng

3. Trạng thái của Hợp đồng

4. Chi tiết các thông tin, báo cáo, liên quan đến Hợp đồng

5. Chỉnh sửa chi tiết Hợp đồng

6. Các hoạt động gắn với khách hàng

Thêm mới:

Khi người dùng muốn tạo Hợp đồng mới vào danh sách thì sử dụng nút tính năg để nhập thông tin:

Người dùng nhập thông tin của Hợp đồng vào các phần tô màu:

1. Thông tin của Hợp đồng

2. Thông tin các bên của Hợp đồng

3. Thông tin thanh toán

4. Hoa Hồng

5. Điều khoản Hợp đồng

Sau khi hoàn thành nhập dữ liệu, người dùng chọn nút để lưu Hợp đồng vừa tạo hoặc chọn nút để hủy dữ liệu vừa nhập và quay lại màn hình chính Hợp đồng.

Chỉnh sửa/Cập nhật nội dung Hợp đồng:

Khi muốn chỉnh sửa/cập nhật nội dung của một Hợp đồng đã có, có 2 cách thực hiện:

Cách 1: Chọn nút chức năng của hợp đồng cần chỉnh sửa/cập nhật trên cột Chức năng sau đó chọn để mở nội dung chi tiết.

Cách 2: Chọn trực tiếp vào tên Hợp đồng cần chỉnh sửa/cập nhật để mở chi tiết của hợp đồng đó. Trên màn hình thông tin Hợp đồng chọn nút tính năng để mở chi tiết của Hợp đồng.

Sau khi chỉnh sửa / cập nhật nội dung của Hợp đồng, người dùng chọn nút để lưu dữ liệu đã nhập, hoặc chọn nút Quay lại để hủy nội dung vừa nhập và trở về màn hình trước.

Xóa Hợp đồng:

Khi muốn xóa Hợp đồng đã tạo (chỉ người khởi tạo Hợp đồng mới có quyền xóa hợp đồng), người dùng là người tạo Hợp đồng cần xóa chọn hợp đồng trong danh sách để vào màn hình thông tin, chọn nút để mở màn hình chi tiết, chọn nút để xóa. Hệ thống hiển thị cửa sổ xác nhận:

Chọn nút OK để xóa hoặc chọn nút Hủy để hủy việc xóa hợp đồng.

Nhân bản Hợp đồng:

Tính năng nhân bản hợp đồng hỗ trợ người dùng khi muốn nhân bản Hợp đồng đang có.

Chọn nút chức năng của hợp đồng cần chỉnh sửa/cập nhật trên cột Chức năng sau đó chọn để nhân bản nội dung Hợp đồng.

Hệ thống hiển thị thông báo copy thành công, người dùng điền, sửa, bổ xung thông tin của Hợp đồng. Sau khi hoàn thành điền dữ liệu chọn nút để lưu lại hoặc chọn nút Quay lại để hủy việc nhân bản, chọn nút OK để hủy hoặc nút Hủy để trở lại trên thông báo xác nhận:

Hoặc chọn nút để xóa.

Lọc danh sách hiển thị và Tìm kiếm:

Lọc danh sách hiển thị có 2 cách lọc hiển thị danh sách:

Cách 1: Lọc theo phân cấp quản lý Hợp đồng

Cách 2: Lọc theo trạng thái gắn với Hợp đồng

Tìm kiếm Hợp đồng trong danh sách:

Cách 1: Tìm kiếm thông minh bằng cách trên màn hình quản lý, người dùng điền từ khóa cần tìm và chọn nút search

Cách 2: Tìm kiếm Nâng cao bằng Tự bộ lọc riêng.

Người dùng chọn nút Bộ lọc hệ thống hiển thị Bộ lọc đã được người dùng tạo riêng.

Để tạo bộ lọc riêng người dùng chọn hệ thống hiển thị cửa sổ tạo bộ lọc có điều kiện.

Thao tác trên màn hình Hợp đồng

Trên màn hình chính quản lý Hợp đồng, người dùng có rất nhiều lựa chọn thao tác nhanh mà không phải vào chi tiết Hợp đồng

Người dùng chọn thao tác hiển thị, cụ thể:

Mỗi một hoạt động sẽ chuyển tới màn hình tương ứng với sự lựa chọn

+ Chỉnh sửa hợp đồng

+ Nhân bản dữ liệu

+ Xóa dữ liệu

Chi tiết hoạt động của gắn với Hợp đồng

Khi chọn vào chi tiết của một Hợp đồng, tại màn hình chi tiết ta có các hoạt động tương tác nội bộ liên quan đến quản lý Hợp đồng, cụ thể:

Hoạt động được khởi tạo và tương tác gồm:

Bình luận: là trao đổi các ý kiến của các thành viên được giao quản lý, theo dõi và liên quan đến khách hàng

Sự kiện: là những sự kiện được tạo ra cụ thể liên quan đến khách hàng

Cuộc gọi: là lịch sử các cuộc gọi đi – đến và nội dung trao đổi với khác hàng

Công việc: là công việc được tạo ra để tương tác với khách hàng

SMS: là tin nhắn gửi đến khách hàng

Email: là tạo email gửi cho khách hàng

CustomerCare: là hoạt động chăm sóc gắn với khách hàng

Thông tin báo cáo:

Là các báo cáo tóm lược số liệu các hoạt động của Hợp đồng.

Chọn chi tiết Hợp đồng, chọn tab Báo cáo, hệ thống hiển thị báo cáo bằng số liệu và biểu đồ để người dùng theo dõi quản lý: